직장생활을 하다 보면 영어로 이메일을 쓰는 일이 생깁니다. 한글이나 영어나 복잡하게 서술해야 하는 특수한 경우를 제외하고 최대한 간단하고 간결하게 작성하는 게 좋습니다. 영어 메일을 작성하며 최소한의 표현으로 오류를 줄이고 간단하게 메일 쓰는 요령에 대해 이야기합니다.
영어 메일 작성 요령
영어로 해외 거래처나 영업을 목적으로 메일을 작성해야 하는 경우가 있습니다. 메일을 구구절절 써서 설명할 수 있겠지만 작성자가 모국어가 아니고 받는 사람도 영어 네이티브가 아닌 경우라면 오히려 오해가 생길 수 있습니다. 따라서 메일은 최대한 간결하게 용건을 정리해서 전달해야 합니다. 여러 표현을 아는 것보다 필요한 한두 문장 정도만 사용해 의사를 전달하는 걸 목표로 합니다. 영어로 메일을 작성할 때 필요한 형식은 다음과 같습니다.
받는 사람 명시 하기
한글로 메일을 작성하게 된다면 누구누구님께, 이런 식으로 메일을 시작합니다. 이메일도 사실상 주고받는 서류라고 생각하셔야 합니다. 실제로 메일로 거래를 하게 된다거나 할 때 서류 기록으로 남기는 경우도 생각보다 많습니다. 따라서 서류의 형태를 띤다고 생각할 때 처음 들어가는 형식은 받는 사람 명시하기라고 할 수 있습니다. 평소 가까운 사이라도 메일을 작성할 때는 최대한 격식을 차려서 작성하는 게 좋습니다.
Dear Mr.Jason -> 이름을 안다면 성을 붙여주거나 풀네임을 작성해 줍니다.
Dear Sales Director -> 직책을 아는 경우 직책을 사용할 수 있습니다.
Dear Sir / Dear Madam -> 성을 아는 경우 사용할 수 있습니다.
To whom it may concern -> 혹시나 이름을 모르는 담당자에게 연락할 때 사용합니다.
짧은 안부인사
이제 사람을 불렀으면 인사를 할 차례입니다. 인사는 아주 가깝거나 최근 같은 경험을 한 사람이 아니라면 형식적으로 간략하게 인사를 해도 좋습니다. 바로 일 이야기로 넘어가면 무례하게 느낄 수 있지만 형식적인 인사를 무례하다고 느끼는 사람은 없습니다. 인사도 짧고 간결하게 늘 쓰던 표현으로 사용해도 됩니다. 여러 표현을 알고 있는 것보다 익숙한 표현 1~2개를 사용합니다.
- I hope you are well. -> 보통 할 말 없을 때 사용하면 좋습니다.
- How was your holiday. -> 주말이나 휴가가 끝나고 메일을 작성하는 경우.
메일 작성하는 목적 설명
영어 메일의 특징은 말하려고 하는 목적을 두괄식으로 표현합니다. 한국어 메일과 어찌 보면 가장 큰 다른 점이라고 볼 수 있습니다. 단도직입적으로 용건을 알려줍니다. 내가 왜 메일을 작성하는지 상황에 맞게 짧게 작성합니다.
- I am writing to enquire about new products. -> I am writing to 까지가 가장 핵심입니다. 세련된 다른 많은 표현방식이 있지만 머릿속에 있는 한국어를 번역하는 순간 콩글리쉬가 돼버립니다. 따라서 그냥 왜 내가 글을 쓰고 있는지만 명확하게 한 문장으로 끝내야 합니다.
- I am Jay and I am a new staff of WATO. -> 만약 처음 소통을 하는 상황이라면 이름과 소속 등을 밝혀주고 I am writing to ~ 로 바로 설명을 합니다.
간결한 본문
목적을 전달하고 이제 목적에 맞는 설명이 들어가야 합니다. 이경우 굉장히 많은 사례가 있기 때문에 모든 상황에 적용시키기는 어렵습니다. 하지만 간결한 본문을 작성하는 핵심은 3 문장으로 끝내야 합니다.
ex) I need your identification number because I am going to make a reservation instad of you before you arrive Korea. Therefore, please let me know your identification number.
-> 예시처럼 요청이나 주장으로 시작을 합니다. 핵심은 beacuse 왜냐하면 입니다. 상대가 납득이 될만한 설명을 하고 therefore로 다시 주장이나 요청했던 사항을 짚어줍니다.
ex) Please check the packing list number on P/L because the number is different between P/O and P/L thus I am bagging to you to check double time.
-> 문장에서 because와 thus나 therefore를 사용했습니다. 한 문장으로 이어서 사용해도 되지만 사실 생략이 가능합니다. 3 문장이면 대부분의 상황을 설명하거나 요청하거나 지시할 수 있습니다.
3 문장으로 의도를 전할 수 없는 경우라면 다음과 같이 설명을 통해 전달에서 생길 수 있는 오류를 줄일 수 있습니다.
I would appreciate if you could support me on this project. In this project, we need to research local market and you are the only native staff. We need your support below.
- Find John and ask him about the reason buyer reject.
- Sending email to Jane what John said.
- Please don't forget CC me
넘버링을 통해 내가 필요한 사항을 세분화해서 인식시켜줍니다. 다양한 상황에서 응용이 가능하며 3 문장 말하기와 넘버링을 통해 간략하게 메일을 작성할 수 있습니다.
마무리 인사
본문에 최대한 설명을 했다면 마무리로 전중하 게 메일을 마무리 짓도록 합니다. 요청이나 지시 혹은 부탁이나 거절 같은 모든 상황에서 마무리할 수 있는 표현은 한 가지입니다.
- Thank you.
- Thank you so much.
너무 간결해서 무성의해 보일 수 있지만 어떤 상황에서도 이 메일은 끝났다를 설명할 수 있는 가장 완벽한 표현입니다. Thank you for 블라블라 해도 되겠지만 네이티브가 아닌 우리들은 그저 오해를 최소한 하고 격식을 차리는데 집중합니다.
보내는이 와 마무리
앞서 설명했듯이 메일은 문서이기 때문에 어느 정도 격식과 형식을 맞춰서 적어야 합니다. 특히나 비즈니스 이메일인 경우는 더욱 그렇겠죠. 필요한 사항은 이름과 마지막 안부입니다. 다양한 표현이 있지만 딱 2가지 중 하나만 기억하면 된답니다.
- Best Regards,
- Sincerely,
마지막 인사는 보통 메일에서 지원하는 서명 부분에 이름과 같이 저장해서 사용하는 경우가 많습니다. 하지만 웬만하면 마지막 인사도 직접 타이핑하는 게 좋습니다. 아무리 형식적인 부분이어도 폰트 크기나 모양 색등이 다른 것보다 통일된 게 낫습니다. 유창한 표현들 보다 최대한 진심이 느껴지도록 작성하기 위함입니다.
예시
Dear Mona,
I hope you are well.
Would you please send me a new catalog PDF file?
Yesterday I got a meeting with a new potential buyer James.
He might be interested in the new product.
I need a catalog for...
- Product 1
- Product 2
- Product 3
It would be nice if you could reply and attach it as soon as you receive this email.
I have a meeting tomorrow with him.
I am waiting for your email.
Thank you so much.
Sincerely,
Jay
종합해보면 영어 메일을 작성할 때 한국인들은 어쩔 수 없이 콩글리쉬를 쓰게 됩니다. 따라서 간단한 몇 가지 형식만 기억하고 큰 틀에서 벗어나지 않도록 간단하고 쉬운 표현으로 메일을 작성합니다. 영어가 모국어가 아닌 외국인의 경우 그 사람이 현지인처럼 영어를 잘할 것이라는 믿음도 금물입니다. 메일을 받는 사람이 네이티브가 아니고 영어로 소통해야 하는 사이라면 더더욱 간단하게 의사전달을 간단하고 쉬운 표현으로 명확하게 설명합니다. 최소한의 표현은 최대한의 오류를 잡아줍니다.