안녕하세요.
We Are The One WATO입니다.
회사를 다니시거나 업무를 보시다 보면 메일을 활용하는 경우가 많이 발생합니다. 모든 일을 카톡이나 메신저로 할 수 없는 것이죠. 실제로 여러 많은 업체와 메일을 통해 연락을 주고받는 경우에 형식을 완전히 무시하고 맞춤법 등이 다 틀려서 이해하기 어려운 메일을 받아 보신 적 있으신가요? 혹은 그동안 그렇게 보내셨나요? 그렇다면 그런 글을 읽는 사람들의 입장을 한번 가정해 보겠습니다. 메일은 증거를 남기며 그 기업과 실무자의 인상을 파악하는 도구로 쓰일 수 있습니다. 따라서 너무 자유분방한 형식의 메일을 보내게 된다면 회사나 개인의 이미지를 실추할 수 있습니다. 아래의 사례를 통해 더 파악해 보겠습니다.
1. 엉망으로 작성된 메일
자기소개와 인사 내용을 갖추기는 하였지만, 줄일말과 내용 파악이 어렵게 작성되었습니다. 하루 온종일 비즈니스 메일을 주고받는 입장에서는 회사가 체계적인 시스템을 갖추어져 있다는 느낌이 들지 않습니다. 즉 아마추어 같아 보입니다. 아주 친한 사이라면 저런 형식으로 메일을 작성하지 않는 것을 추천드립니다.
2. 형식을 갖춘 메일의 형식
명확한 제목, 받는이, 인사와 소개, 넘버링, 마무리, 서명으로 기초가 구성이 되어있습니다. 읽기 명확하고 표현하고자 하는 의사가 잘 전달됩니다.
3. 편지형태
전자메일의 시작은 온라인화 되기 전에는 서찰이나 편지로써 쓰여왔으며, 아주 오랜 역사와 전통이 있죠. 하지만 그 형식 자체는 크게 변하지 않았습니다. 위의 단락에서 소개드린 형식을 갖추고 있습니다. 받는 이의 명시부터 서명까지 담기게 되는 것이죠. 따라서 우리가 메일을 보낼 때 무례해 보이지 않고 진지하고 신뢰감을 전달하기 위하여 역사와 전통을 담아 보내는 방식은 효과적일 수밖에 없습니다.
4. 작성요령
4-1. 제목
제목은 간결하게 받는 이가 제목을 보며 누가 어떤 내용으로 작성하였는지 떠올릴 수 있도록 친절하게 작성되어야 합니다. 하지만 주의해야 할 점은 제목이 너무 길다면 한눈에 목적과 의도를 전달할 수 없게 됩니다. 제목을 한번 잘 정해서 보내 놓으면 프로젝트가 진행 중에도 서로 답장에 답장을 보내며 이어가며 다시 메일의 답장을 받더라도 어떠한 주제로 이야기를 하고 있는지 명확할 수 있기 때문에 간결하게 핵심을 잘 요약하는 내용으로 작성되면 좋습니다.
Ex) 만약 요청의 경우 [Request] personal information for accommodation reservations -> 바이어의 방문에 따라 숙소를 예약하게 되는 경우는 미리 바이어의 비행 정보나 정확한 스팰링의 이름 등을 요청할 수 있겠죠.
EX) 만약 오더의 경우 [Order] WATO paper 100 gms 75*1000 - WT20200101-001 -> 오더를 하는 메일이 다를 명확하게 시작하고 제품 정보 등을 적고 오더번호나 인보이스 정보도 적어 둔다면 나중에 지난 오더에 대한 관리도 더욱 편하게 할 수 있습니다.
4-2. 받는 이
너무 사소하게 넘어가는 경우가 있습니다. 실제로 받는 이를 명하시지 않은체로 메일을 받는 경우도 꾀 있었습니다. 하지만 그들과 일을 진행했을때 그닥 매끄러웠던 경험은 많이 없었습니다. Dear은 한국말로 친애하는 정도의 뜻을 가지고 있습니다. 일상에서 자주 사용하는 말은 아니지만. Dear 혹은 To 정도로 받는이를 잘 명시해서 작성된 메일은 상대방으로 좋은 인상을 주지 못하더라도 나쁜 인상을 받을 일은 없습니다.
Ex) 'Dear Syamak' 혹은 'To Syamak' ( 받는 이가 명확하지 않다면 'To whom to whom it may concern' 담당자님께 정도)
4-3. 인사와 소개
Hello.
This is Jay from WATO company.
매일 내용에 앞서 간단하게 인사나 안부 정도를 물어볼 수 있습니다. 너무 진지하고 명확하게 본론으로 시작하는 경우는 앞서서 메일을 1차례 이상 주고받은 건에 대해서는 이상하지 않을 수 있지만 오랜만 이거나 다른 주제의 건으로 메일을 시작하는 경우 등 안부인사와 본인 소개는 있는 게 좋습니다.
4-4. 넘버링을 통한 명확한 전달
필요한 사항을 분류해서 명확하게 전달하는 것은 글로 구구절절 설명하는 것보다 프로다운 이미지를 전달합니다.
4-5. 마무리와 인사
위의 예시처럼 Best regards, Sincerely, Best wish 등 다양한 인사말이 있습니다. 너무나 형식적일 수 있지만 받는 사람은 결코 식상하다고 느끼지는 않습니다. 다만 없을 때 무언가 허전함을 느끼게 할 수 있습니다. 마치 두 손으로 물건을 주고받다가 한 손으로 주고받는 정도의 느낌이라면 비슷할까요? 혹시 모르니 빼먹지 않는 편이 좋을 것 같습니다.
4-6. 서명
마지막에 이름을 작성하였다고 하더라도 서명을 남겨 회사의 로고와 폰트를 활용하여 본인의 이름 직함 연락처 등을 전달하는 게 좋습니다. 전자명함이 있다면 대체하는 방법도 있습니다. 나와 같이 일을 하는 사람이 승진을 하거나 변동사항이 기록되는 것이니 변동이 있다면 수시로 업데이트할 수 있도록 합니다.
5. 결론
메일을 주고받는 것은 카카오톡이나 왓츠앱과 같이 단순히 메신저 정도로 생각하면 안 될 것 같습니다. 이유는 비즈니스는 친구나 캐주얼한 관계보다는 형식이 있고 어느 정도 보수적이 어서 손해 볼 일이 없기 때문입니다. 예를 들어 중요한 바이어에게 너무 친근하게 접근하는 것은 자칫 무례해 보일 수 있습니다. 따라서 보수적이고 형식적이고 조금은 딱딱해 보일지라도 이미지의 실추를 방지하고 남는 증거이기 때문에 조금 더 깔끔하게 보내면 좋겠죠!